Por quanto tempo documentos devem ser guardados? Fique atento às orientações do Procon Goiás

Saiba quais comprovantes de pagamento podem ser descartados e quais devem ser guardados por determinado tempo.

No início do ano, muitas pessoas têm o costume de fazer uma faxina para se livrar de documentos guardados há anos em casa, como os comprovantes de pagamento, para evitar o acúmulo de papéis desnecessários e fazer uma reorganização. Mas o que pode ser descartado sem gerar problemas depois?

Para auxiliar os consumidores nesta tarefa, o Procon Goiás elaborou uma lista com algumas orientações sobre o prazo máximo que esses documentos devem ser mantidos – que varia em cada caso – para fins de comprovação de quitação de contas, como aluguel, mensalidade escolar, consórcios, cartão de crédito, entre outras despesas.

Declaração de quitação anual

Vale lembrar que, de acordo com a Lei Federal Nº 12.007, de 29 de julho de 2009, todo prestador de serviços, públicos ou privados, é obrigado a emitir e a encaminhar a Declaração de Quitação Anual de Débitos até o mês de maio para os consumidores.

A Declaração de Quitação Anual serve como atestado comprobatório de pagamento e possibilita a substituição do arquivamento de faturas mensais por um único documento, o de quitação.

O consumidor deverá receber esta declaração junto com a fatura a vencer no mês de maio, podendo ser emitida em espaço na própria fatura ou em um documento separado. No documento, deve conter a informação de que ele substitui os demais comprovantes.

A declaração compreenderá os meses de janeiro a dezembro de cada ano e têm direito a ela aqueles que quitarem todos os débitos relativos ao ano em referência.  Entretanto, se houver algum débito pendente, passível de contestação judicial, o documento informará apenas os meses sem pendência.

É importante ressaltar que o tempo de conservação da declaração anual e também de demais documentos varia conforme a situação. Então, antes de “limpar” as gavetas e armários, fique atento às orientações do Procon Goiás, sobre os critérios para descartar os comprovantes de contas antigas acumulados. Confira:

Guarda do comprovante por três anos:

  • Aluguel: o locatário deve guardar o contrato e as declarações até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência. Contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente e não constituem relação de consumo.
  • Comprovantes de pagamento de hospedagem e de restaurantes.

Guarda do comprovante por cinco anos:

  • Tributos (IPTU, IPVA, IR e outros)
  • Água, energia elétrica, gás, telefonia e demais contas de serviços essenciais;
  • Cartão de crédito;
  • Mensalidades escolares, universidades e cursos livres: o contrato e termos de quitação.
  • Condomínio: declarações de quitação do pagamento do condomínio devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por cinco anos.
  • Recibo de pagamento a profissionais liberais.

Guarda permanente:

  • Consórcios: declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.
  • Seguros: proposta, apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência.
  • Convênio médico: proposta e contrato devem ser guardados por todo o período em que estiver como conveniado. Os recibos dos 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.
  • Aluguel: o locatário deve guardar o contrato e as declarações até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência. Contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente e não constituem relação de consumo.

Durante a vigência de garantia:

  • Certificados de garantia e notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis devem ser guardados pelo prazo da vida útil do produto/serviço, a contar da aquisição do bem, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos. Contudo é aconselhável manter a nota fiscal enquanto estiver de posse do produto, pois em caso de roubo, normalmente é solicitado o documento para a recuperação do produto.
  • Compra de imóvel (terreno, casa, apartamento): a proposta, o contrato e todos os comprovantes de pagamento devem ser conservados pelo comprador até a lavratura e registro imobiliário da escritura (somente para casos onde haja uma efetiva relação de consumo – contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente).
  • Financiamento imobiliário: os comprovantes devem ser guardados pelo período do contrato.
  • Contratos: contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas.

É importante ressaltar que todos estes prazos são relativos a consumo. Outras situações e/ou entidades têm regras próprias (Detran, Prefeitura, Cartórios, Fóruns, Juizados Especiais Cíveis, etc.).

Nota Fiscal:

Em relação à nota fiscal, a legislação prevê a obrigatoriedade da emissão no momento da compra do produto ou da prestação do serviço. Portanto, não há legislação vigente sobre a obrigatoriedade do fornecimento de segunda via deste documento. O Procon Goiás considera que o fornecimento da segunda via significa cumprir com o princípio da boa fé nas relações de consumo.

Armazenamento

Antes de descartar documentos e papéis, vale digitalizar e armazenar boletos de cobrança e seu respectivo comprovante de pagamento, usando câmera fotográfica ou escâner.

Procon Goiás alerta

Caso o consumidor não receba a Declaração de Quitação Anual de Débitos, deverá entrar em contato com a empresa prestadora do serviço. Se não houver resposta, poderá procurar os canais de atendimento do Procon Goiás através do  Disque-denúncia 151 (telefone) na capital ou (62) 3201-7124 para as cidades do interior. Ainda é  possível o acessar o Procon Web no site do órgão (www.procon.go.gov.br). O consumidor também tem a opção de comparecer pessoalmente na sede do Procon Goiás, localizada na Rua 8, nºª 242, no Centro de Goiânia, ou nas unidades de atendimento Vapt Vupt.

Assessoria de Imprensa do Procon Goiás: (62) 3201-7134
E-mail: imprensa@procon.go.gov.br

Jornalistas: Tom Fernandes (62) 98182-4649 / Gabriela Louredo (62) 99396-9342
Estagiária: Juliana Camargo (62) 99456-3509

 

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