Por quanto tempo documentos devem ser guardados? Fique atento às orientações do Procon Goiás

Saiba quais comprovantes de pagamento podem ser descartados e quais devem ser guardados por determinado tempo.

No início do ano, muitas pessoas têm o costume de fazer uma faxina para se livrar de documentos guardados há anos em casa, como os comprovantes de pagamento, para evitar o acúmulo de papéis desnecessários e fazer uma reorganização. Mas o que pode ser descartado sem gerar problemas depois?

Para auxiliar os consumidores nesta tarefa, o Procon Goiás elaborou uma lista com algumas orientações sobre o prazo máximo que esses documentos devem ser mantidos – que varia em cada caso – para fins de comprovação de quitação de contas, como aluguel, mensalidade escolar, consórcios, cartão de crédito, entre outras despesas.

Declaração de quitação anual

Vale lembrar que, de acordo com a Lei Federal Nº 12.007, de 29 de julho de 2009, todo prestador de serviços, públicos ou privados, é obrigado a emitir e a encaminhar a Declaração de Quitação Anual de Débitos até o mês de maio para os consumidores.

A Declaração de Quitação Anual serve como atestado comprobatório de pagamento e possibilita a substituição do arquivamento de faturas mensais por um único documento, o de quitação.

O consumidor deverá receber esta declaração junto com a fatura a vencer no mês de maio, podendo ser emitida em espaço na própria fatura ou em um documento separado. No documento, deve conter a informação de que ele substitui os demais comprovantes.

A declaração compreenderá os meses de janeiro a dezembro de cada ano e têm direito a ela aqueles que quitarem todos os débitos relativos ao ano em referência.  Entretanto, se houver algum débito pendente, passível de contestação judicial, o documento informará apenas os meses sem pendência.

É importante ressaltar que o tempo de conservação da declaração anual e também de demais documentos varia conforme a situação. Então, antes de “limpar” as gavetas e armários, fique atento às orientações do Procon Goiás, sobre os critérios para descartar os comprovantes de contas antigas acumulados. Confira:

Guarda do comprovante por três anos:

  • Aluguel: o locatário deve guardar o contrato e as declarações até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência. Contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente e não constituem relação de consumo.
  • Comprovantes de pagamento de hospedagem e de restaurantes.

Guarda do comprovante por cinco anos:

  • Tributos (IPTU, IPVA, IR e outros)
  • Água, energia elétrica, gás, telefonia e demais contas de serviços essenciais;
  • Cartão de crédito;
  • Mensalidades escolares, universidades e cursos livres: o contrato e termos de quitação.
  • Condomínio: declarações de quitação do pagamento do condomínio devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por cinco anos.
  • Recibo de pagamento a profissionais liberais.

Guarda permanente:

  • Consórcios: declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.
  • Seguros: proposta, apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência.
  • Convênio médico: proposta e contrato devem ser guardados por todo o período em que estiver como conveniado. Os recibos dos 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.
  • Aluguel: o locatário deve guardar o contrato e as declarações até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência. Contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente e não constituem relação de consumo.

Durante a vigência de garantia:

  • Certificados de garantia e notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis devem ser guardados pelo prazo da vida útil do produto/serviço, a contar da aquisição do bem, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos. Contudo é aconselhável manter a nota fiscal enquanto estiver de posse do produto, pois em caso de roubo, normalmente é solicitado o documento para a recuperação do produto.
  • Compra de imóvel (terreno, casa, apartamento): a proposta, o contrato e todos os comprovantes de pagamento devem ser conservados pelo comprador até a lavratura e registro imobiliário da escritura (somente para casos onde haja uma efetiva relação de consumo – contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente).
  • Financiamento imobiliário: os comprovantes devem ser guardados pelo período do contrato.
  • Contratos: contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas.

É importante ressaltar que todos estes prazos são relativos a consumo. Outras situações e/ou entidades têm regras próprias (Detran, Prefeitura, Cartórios, Fóruns, Juizados Especiais Cíveis, etc.).

Nota Fiscal:

Em relação à nota fiscal, a legislação prevê a obrigatoriedade da emissão no momento da compra do produto ou da prestação do serviço. Portanto, não há legislação vigente sobre a obrigatoriedade do fornecimento de segunda via deste documento. O Procon Goiás considera que o fornecimento da segunda via significa cumprir com o princípio da boa fé nas relações de consumo.

Armazenamento

Antes de descartar documentos e papéis, vale digitalizar e armazenar boletos de cobrança e seu respectivo comprovante de pagamento, usando câmera fotográfica ou escâner.

Procon Goiás alerta

Caso o consumidor não receba a Declaração de Quitação Anual de Débitos, deverá entrar em contato com a empresa prestadora do serviço. Se não houver resposta, poderá procurar os canais de atendimento do Procon Goiás através do  Disque-denúncia 151 (telefone) na capital ou (62) 3201-7124 para as cidades do interior. Ainda é  possível o acessar o Procon Web no site do órgão (www.procon.go.gov.br). O consumidor também tem a opção de comparecer pessoalmente na sede do Procon Goiás, localizada na Rua 8, nºª 242, no Centro de Goiânia, ou nas unidades de atendimento Vapt Vupt.